Avamboo Mailefant · Anleitung
Aufbewahrung und Legal Hold
Unter Aufbewahrung legt ein Administrator fest, wie lange Mails aufbewahrt werden, sperrt Mails gegen das Löschen (Legal Hold), gibt abgelaufene Mails zur Löschung frei und stellt die Fristen des Zugriffsprotokolls ein. Prüfer sehen die Seite, ändern aber nichts. Jede Änderung steht im Zugriffsprotokoll.
Aufbewahrungsfrist
Die Frist gilt für alle Mails des Mandanten: zwischen 6 und 30 Jahren, voreingestellt sind 10 Jahre. Sie läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail empfangen oder gesendet wurde. Maßgeblich ist die Uhr des Mailsystems, nicht das Datum, das der Absender in die Mail geschrieben hat. Eine Mail vom 5. Januar 2026 wird bei 10 Jahren also bis zum 31.12.2036 aufbewahrt.
- Verlängern wirkt auch auf alle bereits archivierten Mails.
- Verkürzen wirkt nur auf neue Mails. Für eine schon archivierte Mail gilt mindestens die Frist, die beim Archivieren galt.
Auf jeder Mailseite steht unter Archivdaten, ab wann die Frist läuft, auf welcher Grundlage und bis wann die Mail aufbewahrt wird.
Sperren (Legal Hold)
Eine Sperre verhindert, dass Mails gelöscht werden, auch nach Ablauf der Frist, etwa für eine laufende Betriebsprüfung oder einen Rechtsstreit. Unter Neue Sperre setzen wählen Sie den Umfang:
| Umfang | Was gesperrt ist |
|---|---|
| gesamter Mandant | alle Mails |
| ein Postfach | alle Mails, die ein Benutzer dieses Postfachs sehen darf |
| Suchergebnis | alle Mails, auf die Suchbegriffe, Absender, Empfänger, Zeitraum und Postfach passen; auch Mails, die später dazukommen |
Ein Grund ist Pflicht, z. B. das Aktenzeichen. Beispiel: alle Rechnungen eines Lieferanten aus der zweiten Jahreshälfte 2014:
Eine Sperre mit Suchbegriffen hält zusätzlich jede Mail, deren Inhalt Mailefant nicht vollständig lesen konnte (z. B. ein verschlüsselter Anhang): Im Zweifel wird aufbewahrt.
Aufgehoben wird eine Sperre in der Liste mit Aufheben, ebenfalls mit Grund. Sperren werden nie gelöscht; aufgehobene bleiben mit Zeitpunkt, Person und Grund in der Liste. Administratoren und Prüfer sehen auf der Mailseite, welche Sperre eine Mail hält:
Löschen nach Ablauf der Frist
Mailefant löscht nie von selbst. Das Löschen hat zwei Schritte:
- Vorschlag. Mailefant sucht täglich die Mails, deren Frist abgelaufen ist und die keine Sperre hält, und legt einen Löschvorschlag an. Ein Administrator kann das auch sofort auslösen: Abgelaufene Nachrichten suchen (neuer Vorschlag). Die Seite zeigt die Anzahl, die ersten 100 Mails und wie viele abgelaufene Mails gesperrt sind und bleiben.
- Freigabe. Ein Administrator prüft den Vorschlag und bestätigt ihn innerhalb von 7 Tagen, indem er die Anzahl der Mails eintippt und auf Endgültig löschen klickt.
Bei der Freigabe prüft Mailefant jede Mail noch einmal: Gelöscht wird nur, was in diesem Moment abgelaufen und nicht gesperrt ist. Prüfen Sie den Vorschlag vorher: Gehört eine Mail noch zu einem offenen Vorgang (im Beispiel die Prüfungsanordnung), setzen Sie zuerst eine Sperre und lassen einen neuen Vorschlag erstellen.
Von jeder gelöschten Mail bleibt ein Grabstein: Archiv-Nr., Prüfsumme, Daten und Frist, aber kein Betreff, keine Adressen, kein Inhalt. So bleibt nachvollziehbar, dass die Mail existierte und nach Ablauf der Frist gelöscht wurde. Die Seite zeigt danach „Zuletzt: Vorschlag … bestätigt: 6 gelöscht“; Vorschlag und Freigabe stehen im Zugriffsprotokoll. Eine gelöschte Mail ist in Suche und Anzeige nicht mehr zu finden.
Vor Ablauf der Frist kann niemand eine einzelne Mail löschen, auch kein Administrator.
Fristen des Zugriffsprotokolls
Das Zugriffsprotokoll hat zwei eigene Fristen:
| Art | Was dazu gehört | Voreinstellung | einstellbar |
|---|---|---|---|
| Zugriffe | Anmeldung, Suche, Ansicht, Download, Einsicht in Protokoll und Aufbewahrung, abgelehnte Zugriffe | 12 Monate | 1 bis 120 Monate |
| Änderungen | Verwaltung, Sperren, Löschungen, Fristen, Exporte | 10 Jahre | 1 bis 30 Jahre |
Nach Ablauf entfernt Mailefant täglich die Angaben zur Person (Benutzer, IP-Adresse, Suchbegriffe, Mail); Zeitpunkt und Art des Ereignisses bleiben, damit die Lücke sichtbar ist. Die Frist für Zugriffe ist der Wert, den z. B. eine Betriebsvereinbarung festlegen kann.
Eine Verkürzung entfernt beim nächsten Bereinigen die Angaben aller Ereignisse, die dann außerhalb der Frist liegen. Mailefant nennt deshalb vorher deren Anzahl, und Sie bestätigen sie durch Eintippen. Eine Verlängerung braucht keine Bestätigung.