Avamboo Mailefant · Anleitung
IMAP-Postfach anbinden
Liegt ein Postfach nicht in Microsoft 365, sondern auf einem anderen Mailserver (z. B. beim Hoster), archiviert Mailefant es über IMAP. Jedes IMAP-Konto ist ein Postfach.
Die Anmeldung an der Mailefant-Oberfläche läuft über Microsoft Entra ID (siehe Microsoft 365 anbinden). Ein IMAP-Postfach ist deshalb eine zusätzliche Quelle neben Ihrem Microsoft-365-Mandanten.
Was Sie bereitstellen
Je Postfach:
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Servername | imap.ihr-hoster.de |
| Port und Verschlüsselung | 993 mit TLS (Standard) oder 143 mit STARTTLS |
| Benutzername | meist die Mailadresse, z. B. buchhaltung@ihre-firma.de |
| Kennwort | des Postfachs, oder ein eigenes App-Kennwort, falls Ihr Anbieter das anbietet |
Voraussetzungen:
- Der Server bietet eine verschlüsselte Verbindung mit gültigem Zertifikat. Unverschlüsselt verbindet sich Mailefant mit keinem fremden Server.
- Der Mailefant-Server darf den IMAP-Server erreichen. Filtert Ihr Anbieter nach Absenderadressen, nennt Ihnen Avamboo die Adresse zum Freischalten.
Übermitteln Sie das Kennwort auf einem sicheren Weg, den Sie mit Avamboo vereinbaren, nicht in einer normalen Mail. Avamboo trägt das Postfach als Quelle ein; ab dann ruft Mailefant es alle 5 Minuten ab. Ändert sich das Kennwort später, sagen Sie Avamboo Bescheid, sonst bleibt der Abruf stehen (die Überwachung meldet das).
Was archiviert wird
- Alle Ordner des Postfachs, die der Server anbietet: Posteingang, Gesendete Elemente, Unterordner, auch Papierkorb und Spam, soweit sie auf dem Server liegen.
- Jede Mail unverändert, so wie der Server sie liefert. Mit jeder Mail vermerkt Mailefant, in welchem Postfach und Ordner sie lag.
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der Eingangszeit auf dem Server, nicht mit dem Datum, das der Absender eingetragen hat.
Auf der Mailseite sehen Sie unter Archivdaten, woher eine Mail kam: Quelle imap und unter „Gesehen in“ Postfach und Ordner.
In der Suche lässt sich nach Postfach und Ordner filtern. Der Ordnerfilter findet auch die Unterordner.
Was nicht archiviert wird, und was Mailefant nicht tut
- Mailefant liest nur. Es löscht und verschiebt nichts auf dem Server und ändert auch den Gelesen-Status nicht.
- Was auf dem Server gelöscht wird, bleibt im Archiv.
- Eine Mail, die vor dem ersten Abruf gelöscht wurde, kann Mailefant nicht mehr sehen. Dasselbe gilt für eine Mail, die zwischen zwei Abrufen eingeht und wieder gelöscht wird.
- Kalender, Kontakte und Aufgaben gehören nicht zu IMAP und werden nicht archiviert.
Wer die Mails sieht
Ein Benutzer sieht die Mails eines IMAP-Postfachs, wenn die Adresse des Postfachs seine eigene Adresse in Microsoft 365 ist. Gemeinsame Postfächer (z. B. buchhaltung@) ordnet Avamboo auf Ihre Anweisung einzelnen Benutzern zu. Administratoren und Prüfer sehen alle Mails des Mandanten.