E-Mail-Archivierung nach GoBD.

Warum ein E-Mail-Archiv?

Geschäftliche E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Die GoBD verlangen, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert und auswertbar vorliegen. Ein normales Postfach leistet das nicht: E-Mails lassen sich dort löschen und verändern.

Avamboo Mailefant ist für genau diese Pflicht gebaut. Jede E-Mail landet automatisch im Archiv und bleibt dort so, wie sie angekommen oder verschickt worden ist.

Funktionen im Überblick

• Zeitstempel und Manipulationsnachweis: Das Archiv jedes Kunden wird als Hash-Kette geführt und mit Zeitstempeln einer Time Stamping Authority nach RFC 3161 gesichert. Für eine einzelne E-Mail lässt sich ein Nachweis erstellen, der auch offline prüfbar ist.
• Journal-Postfach: Über ein Journal-Postfach wird jede ein- und ausgehende E-Mail archiviert, unabhängig davon, was später im Postfach des Mitarbeiters damit passiert.
• Microsoft 365 und IMAP: Anbindung an Microsoft 365 über die Microsoft Graph-Schnittstelle sowie an IMAP-Postfächer.
• Altbestand übernehmen: Eine eigene Onboarding-App übernimmt auch die E-Mails, die schon vor dem Start in Ihren Postfächern liegen.
• Import aus MailStore: Bestehende MailStore-Archive lassen sich importieren.
• Konsistente Speicherung auf ZFS: Das Archiv liegt auf ZFS. Das Dateisystem prüft jeden Block mit Prüfsummen und hält den Datenbestand konsistent.

Microsoft 365 und MailStore sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber.

Im Archiv arbeiten

• Suche: Mitarbeiter durchsuchen ihre eigenen Postfächer und die, auf die sie Vollzugriff haben. Administratoren durchsuchen das gesamte Unternehmen.
• Aufbewahrung und Legal Hold: Eine Aufbewahrungsrichtlinie pro Unternehmen, standardmäßig 10 Jahre ab Ende des Eingangsjahres. Vor Fristablauf kann niemand löschen, auch kein Administrator. Holds für das ganze Unternehmen, einzelne Postfächer oder Suchergebnisse. Löschung nach Fristablauf, mit Bestätigung.
• Zugriffsprotokoll: Jede Suche, jede Ansicht, jeder Download und jeder Export wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
• Export für die Betriebsprüfung: Ein zeitlich begrenzter Prüferzugang nur zum Suchen und Exportieren. Export einzelner E-Mails als EML oder als ZIP-Paket mit CSV-Index für den Datenzugriff der Finanzverwaltung.

Anleitungen

Schritt für Schritt, mit Bildern aus der Anwendung (Testdaten).

• Microsoft 365 anbinden: Mailefant archiviert die Postfächer Ihres Microsoft-365-Mandanten und, wenn Sie es wünschen, zusätzlich jede Mail, die Exchange Online transportiert (Journal).
• IMAP-Postfach anbinden: Liegt ein Postfach nicht in Microsoft 365, sondern auf einem anderen Mailserver (z. B. beim Hoster), archiviert Mailefant es über IMAP.
• Im Archiv suchen: Nach der Anmeldung öffnet Mailefant die Suche.
• Export für die Betriebsprüfung: Für eine Betriebsprüfung oder die Steuerberatung gibt es in Mailefant die Rolle Prüfer: lesender Zugriff auf alle Mails des Mandanten, Export als ZIP, Einsicht in Aufbewahrung und Zugriffsprotokoll.
• Aufbewahrung und Legal Hold: Unter Aufbewahrung legt ein Administrator fest, wie lange Mails aufbewahrt werden, sperrt Mails gegen das Löschen (Legal Hold), gibt abgelaufene Mails zur Löschung frei und stellt die Fristen des Zugriffsprotokolls ein.

Sicherheit

• Jede E-Mail ist verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), mit einem eigenen Schlüssel pro Kunde
• Übertragung ausschließlich verschlüsselt: HTTPS mit HSTS, TLS zu Microsoft 365 und IMAP, TLS-Pflicht am Journal-Empfang
• Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto, inklusive Ihrer MFA und Ihrer Richtlinien für bedingten Zugriff
• Daten jedes Kunden getrennt gehalten, mit eigenen Schlüsseln; auf Wunsch eine eigene Instanz nur für Ihr Unternehmen

Betrieb

• Betrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland
• Auf Anfrage auch als On-Premise-Installation in Ihrem Unternehmen

Preise

Pro Unternehmen, jährliche Abrechnung, alle Preise zzgl. MwSt.

Ihre aktuelle Postfachzahl und Postfachgröße finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter Berichte > Nutzung > Exchange > Postfachnutzung. Abgerechnet wird die Größe der archivierten Mails, Anhänge in ihrer tatsächlichen Größe.

• Grundpaket: 238,80 € jährlich (entspricht 19,90 € im Monat), inklusive 1 Postfach und 50 GB Archivspeicher.
• Jedes weitere Postfach: 19,90 € jährlich.
• Je angefangene weitere 100 GB: 49,90 € jährlich. Gezählt wird die Größe der archivierten Mails, Anhänge in ihrer tatsächlichen Größe.

Für gemeinnützige Organisationen bieten wir eigene Preise an, sprechen Sie uns an. Eigene Instanz oder On-Premise-Installation: Preis auf Anfrage.

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