Avamboo Mailefant · Anleitung
Rollen: wer was sieht
Jeder Benutzer eines Kunden hat genau eine Rolle. Sie entscheidet, welche Mails er sieht und was er ändern darf. In der Kopfzeile steht neben Ihrem Namen, welche Rolle Sie haben.
| Rolle | sieht | darf |
|---|---|---|
| Benutzer | die Mails der Postfächer, die ihm zugeordnet sind | suchen, lesen, herunterladen |
| Prüfer | alle Mails des Kunden | suchen, lesen, exportieren; ändert nichts. Sieht im Zugriffsprotokoll alle Änderungen und seine eigenen Zugriffe |
| Administrator | alle Mails des Kunden | dazu Aufbewahrungsfristen, Sperren (Legal Hold: Mails, die z. B. wegen eines Rechtsstreits nicht gelöscht werden dürfen), Löschen nach Fristablauf, Benutzer und Protokolle |
Wer welche Rolle bekommt
- Mitarbeitende bekommen die Rolle Benutzer und ihr eigenes Postfach, bei gemeinsamen Postfächern (z. B.
buero@) zusätzlich dieses. - Steuerberatung oder Betriebsprüfung bekommt die Rolle Prüfer, am besten zeitlich begrenzt: danach deaktivieren. Siehe Export für die Betriebsprüfung.
- Ihre IT (eine oder zwei Personen) bekommt die Rolle Administrator. Es gibt immer mindestens einen aktiven Administrator: den letzten kann niemand deaktivieren.
Wo die Rolle festgelegt wird
- Mit Microsoft 365 kommt die Rolle aus Microsoft: aus den Gruppen, die bei der Einrichtung festgelegt wurden (siehe Microsoft 365 anbinden). Ändern Sie dort die Gruppe, gilt bei der nächsten Anmeldung die neue Rolle.
- Mit lokaler Anmeldung (Passwort und Code statt Microsoft) legt sie der Partner oder Avamboo beim Anlegen des Benutzers fest (siehe Benutzer und Einladungen).